Utskriftsvennlig versjon

Oppfølgingskontroll - Arkivet

Daglig oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for arkivpersonell

  • Arkivpet søker frem alle journalposter med status F for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført.
  • Arkivpet søker frem alle inngående journalposter med status S for endelig journalføring. Kontroller tilgangskode som er benyttet.Dokumentstatus settes så til J for journalført.
  • Arkivpet søker frem alle saker med status Reservert sak for å sette disse til status " Under behandling".
  • Arkivpet søker frem alle journalposter med status E for ekspedert av saksbehandler og journalfører med status J.
  • Journalposter med status M (midlertidig registrert) søkes opp og journalføres J
  • Ufordelte journalposter søkes opp hver dag, og tildeles saksbehandler.
  • Arkivet skal journalføre og kvalitetssikre alle innskannede dokumenter
  • Arkivet skal kvalitetssikre offentlig journal før utlegging på nettet. Offentlig journal sjekkes påfølgende arbeidsdag og legges automaisk ut via publikumsmodulen med 2 dagers forsinkelse. Fredag sjekkes offentlig journal for torsdag og fredag,
  • Arkivet søker frem "alle saker til avslutning" og setter status til A (sak avsluttet )
  • Arkivpet søker frem alle "utsjekkede dokumenter" og undersøker med saksbehandler om dokumentene kan sjekkes inn i ePhorte igjen. Søkets navn: Utsjekkede dokumenter.
  • Sjekk alltid: selve tekstdokumentet (at evt vedlegg faktisk er der)
  • Sjekk alltid at dokumentet er i arkivformat.

Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at evt avskrivning er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført
  • at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
  • hvis det er opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig.

Kontroll med reserverte saker

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal se til

  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, tittel og innhold er gjort
  • at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes,samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
  • at saken er knyttet til riktig arkivdel
  • at saken har fått riktig arkivkode

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker tomme

Kontroll med reserverte journalposter (konsept)

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter.

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Egne restanser"

I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister 4 ganger pr år (mars, juni, september og desember), Jfr Arkivloven med forskrifter § 3-7 .

Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

NB! Alle brukere av ePhorte skal utføre søket "Mottatte journalposter"

Laster...