Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Arkivorganisering:

Tingvoll kommune innførte fullelektronisk arkivering 01.01.2005 for emnearkiv (K-koder), personalarkivet (fødselsnr), elevarkiv og barnehagearkiv. Eiendomsarkivet ble fullelektronisk 01.01.2008.

Rådmann er øverste arkivansvarlig. Arkivtjenesten, i tillegg til arkivleder, består av de ansatte i servicekontoret;

Systemadministrator har ansvar for å opprette og vedlikeholde brukerrettigheter og tilganger i ephorte. Ansvaret omfatter også arkivadministrasjon

Tingvoll kommune er med i et interkommunalt samarbeid - Orkide-IT-prosjektet - som består av 12 kommuner, som gjennom dette samarbeidet skal finne optimale løsninger til lavest kostnad gjennom stordriftsfordeler. Kommunene samarbeider om felles løsning for elektronisk arkiv/saksbehandlingsprogram. Serveren - som er plassert i Kristiansund og benevnes som "fellespunktet" - skal driftes 24 timer i døgnet, 7 dager pr. uke. Hver kommune har sitt område på denne serveren. Slik blir proveniensprinsippet ivaretatt.

Databasen har følgende oppbygging for Tingvoll kommuner:

ARKIVER

Arkiv

Betegnelse

Fra dato

Til dato

TINARK

Tingvoll kommune

01.01.2008

 

ORDNINGSPRINSIPP

Ordens-prinsipp

Betegnelse

Ledetekst

Type

Tilg.kode

Fra dato

Til dato

PERS

Fødselsnr. - navn

Personalarkiv

Pers

P

01.01.2005

 

ELEV

Elev – fødselsnr.

Elevarkiv

Elev

E

01.01.2005

 

BARN

Barn – fødselsnr.

Barnehagearkiv

Barn

Ba

01.06.2010

 

GID

Eiendom

Eiendomsarkiv

GID

 

01.01.2008

 

SAK1

K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål

Saksarkiv

Emne

 

01.01.2005

 

PASIENT

Fødselsnr.

Pasientarkiv

Pers

HP

01.10.2010

 

INNVANDRER

Fødselsnr./navn

Innvandrer

 

IN

01.01.2008

 

OVERFORMYNDERI

Navn

Saksarkiv

Pers

O

01.01.2008

 

VOKSENOPPLÆRING

Fødselsnr./navn

Saksarkiv

Pers

V

01.01.2010

 
             

ARKIVPERIODER

Periode

Arkiv

Status

Fra dato

Til dato

1

TINARK

B

02.06.1998

31.12.2004

2

TINARK

B

01.01.2005

31.12.2007

3

TINARK

B

01.01.2008

31.12.2011

4

TINARK

A

01.01.2012

 

JOURNALENHET

Kode

Betegnelse

Avsluttet dato

jtin

Journalenhet Tingvoll

 
     

ARKIVDELER

Arkivdel

Betegnelse

Status

Startdato

Avsl.d

SAK1

Emnearkiv

B

01.01.2008

 

SAK 2

Emnearkiv

A

01.01.2012

 

BARN

Barnehagearkiv

A

01.06.2010

 

ELEV

Elevarkiv

A

01.01.2008

 

PERSONAL

Personalarkiv

A

01.01.2008

 

EIENDOM

Eiendomsarkiv

A

01.01.2008

 

UTVALG

Møtedokumenter utvalg Tingvoll

A

01.01.2008

 

SGK

Dokumentlager

A

01.01.2008

 

PASIENT

Pasientarkiv

A

01.10.2010

 

INNVANDRER

Innvandrer

A

01.01.2008

 

Overform

Overformynderi

A

01.01.2008

 

SKATTP *

Skatt person

   

01.01.08

* Arkivdelen SKATTP ble oppretta men er ikke tatt i bruk, da disse sakene arkiveres i SAK1 emnearkivet.

Laster...