Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og instrukser

Fra et arkivsynspunkt må databasen betraktes som "et helhetlig arkiv" selv om det opprettes flere arkivskapere med tilhørende journalenheter – en for hver kommune. For alle kommunene eller alle aktører i samme basen må avlevering skje samtidig. Journaldatabasen kan ikke splittes opp og arkivet må betraktes som "multiproveniens" i henhold til nåværende krav.

Eventuelle fysiske arkiver som måtte finnes etter overgangen er knyttet til et organ/arkivskaper. Når det gjelder avlevering av databasen, og senere historisk bruk så vil ikke den elektroniske versjonen skape fremtidige problemer da alle Orkidekommunene har felles depot i IKA Møre og Romsdal.

Arkivleders ansvar

Administrativ plassering

  • Rådmannen er øverste arkivansvarlig.
  • Arkivleder er administrativt underlagt informasjons- og kvalitetsleder.

Ansvar

  • Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
  • Arkivleder er systemansvarlig for kommunens sak/arkivsystem
  • Arkivleder plikter å holde seg faglig oppdatert.
  • Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
  • Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
  • Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
  • Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arbeidsoppgaver

  • Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
  • Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområdene.
  • Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
  • Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
  • Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
  • Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
  • Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
  • Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
  • Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
  • Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Møre og Romsdal.

 

Created by Nexus Consulting

Laster...