Kvalitetssikring av registreringer i kommunens elektroniske journal/ WebSakI henhold til arkivforskriften § 9 har kommunen journalføringsplikt for saksdokumenter som er kommet inn til eller blitt sendt ut fra virksomheten, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Journalføring gir oversikt over saksbehandlingen og dokumentene som skapes i kommunen. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten til arkivet, og er nødvendig for at journalpostene skal bli tilgjengelige og er gjenfinnbare i organisasjonens arkiv, og for offentligheten på offentlig journal. Arkivet er kommunens hukommelse! Opplysninger i WebSak skal stemme med det som er inne i selve dokumentene. Eks: tittel, brevdato, avsender/mottaker/kopimottaker, vedlegg. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette fanges opp i kurver på arbeidsbordet til Arkivtjenesten, og skal gjøres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere og ledere.
Når det er mangler eller feil send beskjed/merknad via oppgave på sak/journalpost til saksbehandler. Si hva vedkommende må gjøre.
Legg merknad på saken dersom det er noe andre bør være klar over. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at titler er riktige jmf skriveregler slik at de er søkbare i arkivene, journalposter er knyttet til riktig sak.
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
|