|
RETNINGSLINJER FOR ARKIVDEL Det er en arkivdel for personalsaker: Benevnelse: Personal Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler Sekundær: Fødselsnummer – 11 siffer Gjelder: Fast ansatte og vikariater / engasjementer Tilgangsgruppe: Personal, Personal avd. Eks. Personal GDS Tidligere ansatt som har sluttet, men begynner på nytt: Tidligere ”personalmappe” kan åpnes og videreføres dersom den ikke er overført til historisk database. Øvings- og timelærerkontrakter, samt avtaler med bibliotekvakter registreres i saksarkivet Tilsettingssaker etter utlyst stilling arkiveres i saksarkivet. Når en person er tilsatt og undertegnet arbeidsavtale /personopplysningsskjema foreligger, opprettes en personalmappe: Hit flyttes journalpostene fra tilsettingssaken (søknad og CV, tilbudsbrev). Tilsettingsaker, administrativt, registreres i personalarkivet. Arkivdelen skal innholde følgende saker/dokumenter for den enkelte ansatt: · Søknad med CV, attester og vitnemål · Underskrevet arbeidsavtale med eventuelle fornyelser ( engasjement) · Fastsetting av ansiennitet og lønn · Enkeltvedtak om lønnsopprykk, særtillegg og lignende · Saker om lengre permisjoner · Oppsigelse ( inkludert eventuell korrespondanse) · Attføringsvedtak · Attest / sluttattest / tjenestebevis · Taushetserklæring · Hederstegn / utmerkelser · Dokumentasjon av etterutdanning
· Div. korrespondanse til og fra den ansatte som berører
arbeidsforholdet Arkivering Personalmappene arkiveres i Fellesadministrasjonen. Papirbaserte personalmapper, studentmapper fra 1989-2006 oppbevares på Samisk høgskole. Personalmapper og studentmapper fra 2007 oppbevares i Historisk arkiv i P360 Det er en arkivdel for studentsaker. Benevnelse: Student Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler Sekundær: Fødselsnummer – 11 siffer Gjelder: Aktive studenter/deltidsstudenter Tilgangsgruppe: Studentmappe, Studentsaker, studeattaid Arvvoštallamat I denne arkivdelen registreres saker på studenter som studerer ved SH. Arkivdelen kan inneholde følgende sakstyper: · Overflytting · Innpassing av fag/fritak fra deler av studiet · Flytting mellom studiestedene i SH · Taushetsløfte · Permisjon · Praksis · Eksamen Eksamensprotokoller Det er en arkivdel for saker som er gjenstand for saksbehandling, og som ikke er personal- eller studentsaker. Benevnelse: Saksarkiv Klassering: Primær: Arkivnøkkel statlige høgskoler Gjelder: Saker som er gjenstand for saksbehandling. Graderingskode: U Arkivering Papirbaserte saksmapper fra 1989-2006 oppbevares på Samisk Arkiv. Saksmapper fra 2007 oppbevares i Historisk arkiv i P360. Om kontrakter/avtaler i saksarkivet: Kontrakter og avtaler skal arkiveres elektronisk i P360 |