|
Møtesekretærens ansvar:
Oppgaver før møtet: Møteplan
- Ordfører lager møteplan for 1 år som godkjennes av utvalgene.
- Sekretær legger møteplanen inn i møtekalenderen i ePhorte, med tid, sted, tidsfrister osv.
- Sekretær legger møteplanen inn som info på kommunens intranett.
- Sekretær har ansvar for bestilling av møterom.
- Sekretærs frist for utsending av innkalling til medlemmene: 1 uke før møtedagen (
Forberedelse av utvalgsmøtet:
- Kontrollere at registreringer i ePhorte og innhold i saksmappa er i henhold til rutinene. Ved mangler, returneres saken til saksbehandler for oppretting.
- Sette opp sakliste i samråd med rådmann.
- Referatsaker føres sist på saklista.
- Skrive ut sakspapirene og kopiere disse slik at de kan deles ut i møtet.
- Møtedokumenter sendes til de politikerne som ikke klarer å lese dokumentene på internett.
- Saker unntatt offentlighet merkes tydelig og utsendes kun til møtende medlemmer.
- Møtedokumentene legges ut til offentlig gjennomsyn på internett og ved Servicekontoret, bibliotekene og Seierstad dagligvare
Utvalgssekretærens oppgaver i møtet:
Møteprotokollen skal inneholde:
- Utvalgets/rådets navn.
- Dato, tid og sted.
- Medlemmer (angi evt. hvem som er fraværende/varamedlemmer og andre tilstedeværende på møtet).
- Hvilke saker som er behandlet (sak nr. fra – til).
- Evt. merknader til innkalling/sakliste/taletid.
- Innstilling, behandling og vedtak.
- Sørge for at medlemmer og varamedlemmer skriver under ferdige protokoller fra tidligere møter.
- Ferdigstille møteprotokollen og publisere på internett.
- Ved utsatte og trukne saker, registrere dette, og eventuelt sende saken tilbake til saksbehandler for videre saksbehandling.
- Utskrift og publisering av møteprotokoll
- Utskrift av samlet saksfremstilling av alle saker.
- Gi beskjed til saksbehandlerne om at saken er ferdigbehandlet og at han/hun må lage melding om vedtak + vedtaksoppfølging.
|
|