Offentlighetsvurdering og skjerming

Unnta dokumenter fra offentligheten

Hensikt

Sikre at dokumenter som har skjermede/sensitive opplysninger unntas fra offentlig innsyn i henhold til lover og forskrifter. 

Gjennomføring

Den som oppretter saken eller dokumentet er ansvarlig for å vurdere og beslutte om journalposten bør unntas offentlighet.

Når det gjelder inngående dokumenter, gjør saksbehandler en vurdering og tar en beslutning om tilgangskoding. 

Tilgangskode skal settes når dokumentet eller opplysninger i dokumentet ikke bør offentliggjøres. Tilgangskodene er forhåndsdefinert i sak/arkivsystemet

Retten til allment innsyn

Hovedregelen i Offentleglova er at dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for allment innsyn.

Dersom noe skal unntas må det foreligge en hjemmel/unntaksbestemmelse som gir adgang til å unnta.

Hjemlene skiller mellom

• om det skal eller om det kan gjøres unntak fra hovedregelen om allment innsyn, og
• om unntaket gjelder for
  • kun opplysninger i et dokument
  • deler av et dokument, eller
  • hele dokumentet

Offentleglova § 13 om taushetsplikt er for eksempel en hjemmel som sier at taushetsbelagte opplysninger skal unntas fra innsyn. Motsatt åpner 
Offentleglova § 14 om interne dokumenter for at det kan gjøres unntak for hele dokumentet.

Det er svært viktig å være oppmerksom på hva hjemmelen du vurderer å bruke gir mulighet til.

Merinnsyn

Helse Nord-Trøndelag praktiserer merinnsyn. Det betyr at Helse Nord-Trøndelag i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i
helseforetakets dokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der loven gir en mulighet for unntak.

Retningslinjer for offentlighetsvurdering

Det finnes ingen fasit på hva som skal eller kan unntas. Dette må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.  I en slik vurdering er det viktig å tenke på følgende:

• ivaretas formålet med Offentlighetslova, som er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. 
• innsynsretten skal ta hensyn til Helse Nord-Trøndelag som en informasjonsbank og bidra til at tilliten til foretaket opprettholdes. Ivaretas dette?
• vil allmennheten ha en interesse i at dokumentet er offentlig?
• er det et reelt og saklig behov for å unnta?
• foreligger det en klar og tydelig hjemmel for å unnta, og i så fall hva gir hjemmelen adgang til å unnta?
• hva er hensikten med hjemmelen?
• vil innsyn medføre en eller annen form for skade for
  • private interesse, herunder
    • en persons (pasient eller ansatt) krav på personvern
    • vern om privatlivets fred
    • privat næring og konkurranseevne
    • foretakets personalforvaltning
    • foretakets konkurranseevner
    • foretakets kontroll- og reguleringstiltak
    • kriminelle handlinger utført på bakgrunn av informasjonen det er gitt innsyn i
             vern av beslutningsprosesser, herunder
    • • organinterne dokumenter
      • dokumenter innhentet til hjelp i saksbehandlingen
• veier disse skadevirkningene tyngre enn offentlighetens rett til innsyn?

Punktlisten ovenfor er på ingen måte uttømmende.

NB: Det er aldri anledning til å unnta et dokument av bekvemmelighetshensyn.