Kvalitetssikring av offentlig postjournal

Formål

Å sikre at den offentlige postjournalen er informativ og korrekt og ikke inneholder opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller taushetsbelagt.
Offentlig journal er vårt ansikt utad - ikke bare arkivets, men hele foretaket.

Arbeidsbeskrivelse:

Offentlig journal fra Elements for hele foretaket kontrolleres. Dato for kontroll ligger 2 dager tilbake i tid (mandag kontrolleres offentlig journal for torsdag uken før)

Kvalitetssikring og kontrollering skal utføres av minst to ulike personer før publisering.

Ansvar:

Sakarkivet har ansvar for å publisere postjournalen.

Førstesjekk:

1.kontroller går gjennom postjournalen.

Søk frem postlisten.

1. Lag/Åpne rapport i Elements

Velg "Offentlig journal enkel" og fyll inn følgende:

Rapportformat: pdf
Journaldato:
Dokumenttype: I, U
Status: J, A

2. Gå over rapporten

sjekk at pasientnavn/fødselsnummer/klinikk er skjermet i sakstittel
sjekk om det kan settes inn fødselsnummer i sakstittel hvis det mangler
sjekk at tidligere saksnummer i sakstittel er skjermet i pasientsaker
sjekk at det er rett hjemmel i saken
dokumentbeskrivelse - sjekk at tittelen dekker dokumentets innhold og at den følger registreringsreglene for arkivsystemet
personnavn må dobbeltsjekkes i tilfelle behov for skjerming
ulike sårbare tema må kvalitetssikres i tilfelle behov for skjerming - sette inn evt. tilgangskode hvis det mangler, slette hvis det er feil. Sjekk at riktige felter er skjermet når personalia er oppgitt
hvis brudd på taushetsbelagte opplysninger oppdages i postlista - sett på hjemmel om denne mangler og marker graderte opplysninger som skjermet (F.eks navn, fødselsdato, kontonummer). Om feil hjemmel er brukt, endre til riktig hjemmel
kontroller rettskriving, og korriger dette før du publiserer. Stor forbokstav i navn, ikke KUN store bokstaver i tekst, stjerner der det etter loven skal skjermes. Unngå forkortelser. Se om setningen er forståelig
kontroller at avsender/mottaker er korrekt, det skal ikke være registrert mailadresse som mottaker/avsender. Fornavn skal være før etternavn. Personnavn må dobbeltsjekkes i tilfelle behov for skjerming
anbud som ikke er ferdigstilt skal ikke avsløre leverandørnavn
sjekk at dokumentene er konvertert til arkivformat pdf

Andresjekk:

Foregående punkt kontrolleres på nytt av 2.kontroller.
Hent opp en ny rapport og gå over alt på nytt når du har rettet opp alt som skal rettes.

1. Arkivering av rapport

Rapporten lagres lokalt på avdelingens filområde.
Hver måned arkiveres de i etterkant i Elements som x-notat med rapportene som vedlegg.

2. Publisere rapporten på offentlig postjournal

Rapporten publiseres på offentlig postjournal med påført navnestandard.

3. Standardisert navngiving på rapport

2022-02-02 Helse Nord-Trøndelag HF Offentlig postjournal.