Deponering
Tingvoll kommune har depotavtale med Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal (IKA) Tingvoll kommune skal deponere eldre historisk papirmateriale, samt elektronisk arkivmateriale. Vedtatt at Tingvoll kommunestyre høsten 2007.
Forliksrådet ble omorganisert i 2005, Ansvaret for forliksrådet gikk over fra å være kommunalt, til å bli statlig. Forliksrådets arkiv (papirarkiv) ble, ved omorganisering i 2005, ordnet for avlevering. Arkivmateriale yngre enn 10 år ble levert til Tingvoll Lensmannskontor, mens eldre arkivmateriale er sendt til Statsarkivet.
Oppstilling i fjernarkivet
Materiale fra ulike arkivskapere skal plasseres hver for seg i tråd med proveniensprinsippet. Allment norsk arkivskjema er retningsgivende for hvordan arkivseriene i et arkiv skal stillest opp i arkivmagasin, i kataloger, på avleveringslister m.m.
Rekkefølgen er denne:
| A: Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
|
| B: Kopibøker
|
| C: Journalar og andre overgripende register
|
| D: Saksarkiv
|
| D1: Hovedarkiv (saksarkiv ordna etter hovedsystemet)
|
| D2: Sideordna saksarkiv
|
| E-O: Spesialarkiv
|
| P: Personalforvaltning
|
| Q: Eigedomsforvaltning, inventar
|
| R: Regnskap
|
| S: Statistikk
|
| T: Kart og tegninger
|
| U: Foto, film, lydopptak
|
| V: Edb og mikrofilm
|
| W: Gjenstander
|
| X: Egenproduserte trykksaker
|
| Y: Andre utskilte serier/arkivdeler
|
| Z: Referansemateriale (arkivliste, instrukser, avisutklipp m.m.)
|
Periodisering av saksarkiv
Tidspunkt for periodisering
Perioden for saksarkivene skal i regelen følge valgperioden. En periodiserer hvert 4. år i forbindelse med kommunevalget.
I tillegg periodiserer en:
- Ved overgang fra et arkivsystem til et annet.
- Ved organisatoriske endringer
- Ved endring av arkivnøkkel.
Dersom en har periodisert midt i ein valgperiode, trenger en vanligvis ikke periodisere til det kommende valget.
Gjenomføring av periodisering
Når en periode slutter, setter vi strek i saksarkivet. Nå skal ingen nye saker arkiveres i denne perioden. Uavslutta saker skal overføres til den nye perioden. En skiller mellom skarpt periodeskille og periodeskille med overlappingsperiode.
Skarpt periodeskille.
Ved skarpt periodeskille setter en bort alle dokumenter som vart registrert i den avslutta perioden. Saker som er aktive kan enten settes bort sammen med den avslutta perioden eller overføres til den nye perioden. En benytter skarpt periodeskille ved overgang til nytt sak/arkiv-system, ved gjennomgripende organisatoriske endringer og ved skifte av arkivnøkkel.
Periodisering med overlappingsperiode
Overlappingsperiode benytter for lettere å skille ut avslutta saker. Kommunen bestemmer selv kor lang overlappingsperioden skal være, men det er tilrådd 1 til 2 år. Når en benytter overlappingsperiode trenger en ikke gjøre noe med det fysiske arkivet før overlappingsperioden er over. Da avslutter en samtlige saker som ikke har fått tilført nye dokumenter og flytter disse og de allerede avslutta sakene over i den foregående perioden.
Ved bortsetting skal det gå tydelig fram hvilket materiale som tilhører en bestemt periode. De enkelte arkivstykkene skal merkes med følgende opplysninger:
- Navn på arkivskaper
- Navn på arkivserie
- Eventuelle arkivkoder (fra/til)
- Periode (fra/til)
I forbindelse med at en periodiserer snakker en gjerne om ulike stadier for arkivet:
- aktivt arkiv (dagligarkivet)
- bortsettingsarkivet (mellomarkivet)
- eldre og avslutta arkiv (fjernarkivet)
Riksarkivaren sine bestemmelser
Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv
En samla oversikt over Riksarkivaren sine bestemmelser om behandling av offentlige arkiv er samlet i en forskrift. Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskrifta vart gjort gjeldende fra 01.01.2000 og er gitt med hjemmel diverse paragrafer i arkivforskriften.
Forskrifta finner du på www.lovdata.no
