Rutine for behandling av innsynsbegjæringer etter offentleglova
Formål
Hensikten med denne instruksen er å sikre at innsynsbegjæringer blir behandlet på korrekt måte i henhold til gjeldende lovverk.
Generelle opplysninger
En innsynsbegjæring kan framsettes muntlig eller skriftlig og kommer som regel til e-postadresse postmottak@tingvoll.kommune.no Innsynsbegjæringer som kommer til andre e-postadresser, per telefon, brev, eller ved personlig oppmøte behandles på samme måte. Dersom innsynsbegjæringen blir fremsatt muntlig skal den journalføres på samme måte som innsynsbegjæringer mottatt skriftlig. Postmottak journalfører innsynskrav i Public 360. Oppretter egen saksmappe med sakstittel Begjæring om innsyn – xxxxxxxxx (emne). Arkivleder og leder for servicekontor må stå som kopimottaker av innsynskravet.Postmottak sender svar om at innsynskravet er mottatt og journalført.
Ansvar for behandling innsyn
Arkivet har i utgangspunktet ansvar for å vurdere innsynsbegjæringen.
Arkivtjenesten skal behandle innsynsbegjæring i samarbeid med rådmann og saksbehandler. Arkivleder og leder servicekontor har ansvar for å orientere saksbehandler og følge opp at innsynskrav blir besvart innen svarfristen på 3 dager., jfr. forvaltningsloven § 29.
Saksbehandlerne har selv ansvar for å vurdere offentlighet og bruke riktig lovhjemmel på sine dokumenter.
Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i sak/arkivsystemet.
Leder for Servicekontoret er ansvarlig for at en innsynsbegjæring blir behandlet i tråd med denne rutinebeskrivelsen. Det innebære at den som mottar innsynsbegjæringen og journalfører denne skal ta kontakt umiddelbart med vedkommende som skal gi svar/saksbehandle. Vedkommende som får oppgaven skal bekrefte at oppgaven er mottatt og vil bli besvart innen de fristene som er satt. (Det er ikke tilstrekkelig å journalføre innsynsbegjæringen på den som skal behandle og forvente at denne blir saksbehandlet innen gjeldende frister)
Svarfrist innsyn
Tingvoll kommunes frist for å svare på innsynsbegjæringer er 3 arbeidsdager. Dersom svar ikke er sendt ut innen 5 dager er dette å regne som et avslag og den som har bedt om innsyn har adgang til å klage.
Hvis innsynsbegjæringen er av en slik art at man kommer til å trenge mer enn 3 dager, skal et foreløpig svar sendes ut. Det foreløpige svaret skal ihht. Forvaltningslovens § 11 a inneholde en begrunnelse for hvorfor innsynsbegjæringen ikke kan besvares innen fristen og opplyse om når et svar kan forventes.
Eksempel på et foreløpig svar:
For å kunne fastslå om disse dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger er vi nødt til å hente inn ytterligere informasjon. Svar på innsynsbegjæringen vil forventes å foreligge senest xx.xx.20xx.
Signatur
Utsending av dokumenter
Når en innsynsbegjæring godkjennes, sender saksbehandler ut dokumentene det er gitt innsyn i. Alle filer som sendes ut skal være i pdf-format. Dersom vi må sladde opplysninger i et dokument skal dokumentet skrives ut, sladdes med svart tusj og skannes inn før utsending.
Innsyn gis
Eksempel på tekst som kan sendes ut når vi gir innsyn:
Svar på innsynsbegjæring i dokumentet xxxxxxxxx-x
Vi viser til din innsynsbegjæring i dokument XXXXXXXXX-X. Innsynsbegjæringen godkjennes. Dokumentet er offentlig og sendes ut i sin helhet. Dokumentet er vedlagt.
Husk at vedlegget må ligge ved journalposten i sak-/arkivsystemet.
Avslag på innsyn
Dersom innsynsbegjæringen avslås helt eller delvis må vi begrunne dette med hjemmel for unntak fra offentligheten i Offentleglova og eventuelle andre lover. Vi må i tillegg informere om muligheten til å klage på avslaget.
Når det gjelder §§14-26 i Offentleglova skal vi vurdere meroffentlighet. Dersom et helt eller delvis avslag begrunnes med en av disse paragrafene skal meroffentlighet vurderes og setningen «Meroffentlighet er vurdert» legges til i svaret som sendes ut.
Eksempler på tekst som kan sendes ut ved et avslag som er begrunnet i taushetsplikt (offl.§13):
Svar på innsynsbegjæring i dokumentet xxxxxxxxx-x - delvis innsyn (§13)
Dokumentet du har bedt om innsyn i inneholder opplysninger som etter forvaltningslovens § 13 første ledd nr 1 er underlagt taushetsplikt.
Offentleglovas §13 første ledd sier at opplysninger som er underlagt taushetsplikt er unntatt fra innsyn. Det gis innsyn i de deler av dokumentet som ikke inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt. De taushetsbelagte opplysningene er skjermet. Dokumentet er vedlagt. Lenke til Offentleglova: http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html#13 Lenke til Forvaltningsloven: http://www.lovdata.no/all/hl-19670210-000.html#13
Ihht. Offentleglova § 32 har du klagerett. Kommunen er pålagt å vurdere klagen på nytt. Dersom kommunen opprettholder avslaget, videresendes klagen til Fylkesmannen i Møre og Romsdal som avgjør saken.
En eventuell klage sendes til postmottak@tingvoll.kommune.no eller per post til Tingvoll kommune, Mitdvågvegen 2, 6630 Tingvoll. Klagefristen er 3 uker fra du mottok dette svaret, jf. forvaltningsloven § 29.
Svar på innsynsbegjæring i dokumentet xxxx – avslag (§13)
Vi viser til din innsynsbegjæring i dokument XXXXXXXXX-X. Innsynsbegjæringen avslås.
Dokumentet du har bedt om innsyn i inneholder opplysninger som etter forvaltningslovens § 13 første ledd nr 1 er underlagt taushetsplikt.
Da dokumentet uten de taushetsbelagte opplysningene vil gi et misvisende inntrykk av innholdet, unntas dokumentet i sin helhet, jf. offentleglovas §12 pkt a.
Da det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut de taushetsbelagte opplysningene, unntas dokumentet i sin helhet, jf. offentleglovas §12 pkt b.
Da de taushetsbelagte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentets innhold unntas dokumentet i sin helhet, jf. offentleglovas §12 pkt c.
(fjern de som ikke passer, eller skriv om dersom flere punkter brukes)
Lenke til Offentleglova: http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html#13 .
Svar på innsynsbegjæring som gjelder andre paragrafer enn §13:
Svar på innsynsbegjæring i dokumentet xxxx – avslag (§§XX)
Vi viser til din innsynsbegjæring i dokument XXXXXXXXX-X. Innsynsbegjæringen avslås med begrunnelse i Offentleglovas §XX. / Det gis innsyn i de deler av dokumentet som ikke er unntatt offentlighet ihht. Offentleglovas §XX.
Meroffentlighet er vurdert.
Ihht. offentleglova § 32 har du klagerett. Kommunen er pålagt å vurdere klagen på nytt. Dersom kommunen opprettholder avslaget, videresendes klagen til fylkesmannen i Møre og Romsdal som avgjør saken. En eventuell klage sendes til postmottak@tingvoll.kommune.no eller per post tilbTingvoll kommune, Midtvågvegen 2, 6630 Tingvoll. Klagefristen er 3 uker fra du mottok dette svaret, jf. forvaltningsloven § 29.
Lenke til Offentleglova: http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html#13
Lenke til Forvaltningsloven: http://www.lovdata.no/all/hl-19670210-000.html#13
Journalføring av innsynsbegjæringen
Saksnivå
Sakstittel: Innsynsbegjæring – kort beskrivelse av hva saken gjelder
Saksbehandler: Den som besvarer innsynsbegjæringen
Arkivkode: 041
Dokumentnivå
Beskrivelse:
Innsynsbegjæring - kort beskrivelse av hva saken gjelder
Svar på innsynsbegjæring – kort beskrivelse av hva saken gjelder
Klage på avslag
Dersom vi mottar klage på et avslag på innsyn skal denne journalføres på samme sak som innsynsbegjæringen.
Vi vurderer innsynsbegjæringen på nytt. Dersom vi fremdeles mener at innsyn ikke kan gis skal klagen oversendes til Fylkesmannen i møre og Romsdal. Rådmann og ordfører skal orienteres om saken.
Dokumentnivå
Beskrivelse: Klage over avslag på innsyn
Saksbehandler: Den som er saksbehandler for dokumentet det gjelde
Tilgangskoder brukt i Tingvoll Kommune
A – Ansettelsessak
E - Unntatt fra offentlighet (for elevmappe) avskjermes
P - Unntatt fra offentlighet (for personalsaker)
PV – Personvern og publisering (unntatt offentlighet )
U - Unntatt for offentlighet
