Opplæringsplan sak og arkivsystem.

I Arkivplanen for Tingvoll kommune står det at arkivleder i kommunen har ansvar for å holde og vedlikeholde arkivet, og å gi opplæring og veiledning til ansatte innenfor området.

1. Det foretas individuell opplæring av samtlige nyansatte etter deres behov og tidligere kjennskap til arkiv i offentlige organ. Det skal gis generell opplæring i arkivkunnskap, arkivsystem, saksbehandling og journalføring. Opplæring foretas av ansatte ved servicekontoret og skjer i samarbeid med virksomhetsleder og i kort tid etter ansettelse. Opplæring skal dokumenteres i sak og arkivsystem.

2. Det skal årlig arrangeres felles møter for ansatte i kommune der lover, instrukser og nye systemer innenfor arkiv blir gjort rede for. Møtene ledes av arkivleder og overordnet. Ved behov brukes innleid ekspertise.

3. Det tilbys daglig veiledning i saks og arkivsystem ved servicekontoret. Onsdager er bemanning styrket i forhold til arkiv.

4. Det er laget en ressursbank for Public 360 i Office 365 som er tilgjengelig for alle brukere av saks og arkivsystemet. Dette er en ressursdatabase som inneholder informasjon om arkivering, brukerveiledninger skriftlig og opplæringsvideoer. Eks. fra Arkivverket, IKA Møre og Romsdal og KS.

5. Det skal informeres om arkiv jevnlig på virksomhetsledermøter. I tillegg skal det jevnlig sendes ut eposter med oppdateringer til samtlige saksbehandlere som oppdateringer i arkiv. Disse gjøres også tilgjengelig i Office 365.

6. Oppfriskningskurs skal tilbys ansatte minimum hvert andre år!

7. Superbrukere på servicekontoret skal ha mulighet til å ta oppdateringskurs i sak og arkivsystem årlig - minimum hvert andre år.