1. Proveniensprinsippet
2. Arkivskaper
3. Enkeltarkiv
4. Arkivserie
5. Arkivnøkkel
6. Arkivplan
7. Saksbegrepet
8. Begrepsforklaringer

Proveniensprinsippet

Arkiv frå ulike arkivskapende organ skal holdest fra hverandre, og opprinnelig orden og indre sammenheng skal tas vare på for ettertida. Dette betyr blant annet at en ikke skal reorganisere arkiv i ettertid, f.eks. kode et eldre arkiv etter en ny nøkkel. Det betyr også at en ved en etatsammenslåing ikke skal slå sammen arkiva frå tida før sammenslåinga.

Arkivskaper

En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet.

I offentlig sammenheng er det vanlig å definere det som en administrativ enhet som har eget arkiv og som tek i mot og sender ut post på vegne av kommunen.

Enkeltarkiv

Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet dvs dokumenter som blir mottatt eller produsert av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av virksomheten til arkivskaperen. Enkeltarkiv blir også referert til som arkiv, f.eks. i Noark-system.

Arkivserie

Samling av arkivalia ordna etter et felles ordningsprinsipp. Et enkeltarkiv innheholder som regel flere arkivserier. I Noark-systemer er arkivserie som regel synonymt med arkivdel.

Arkivnøkkel

Arkivnøkkel blir benytta på arkivserien saksarkiv. Alle saksarkiv i kommunal forvaltning skal være klassifiserte etter en arkivnøkkel. Unntak frå dette skal foreleggast arkivansvarlig for godkjenning.

K-kodenøkkelen skil mellom:

1.fellessaker (talklassar)

2.fagsaker (bokstavklassar)

Nøkkelen blir oppdatert av Kommunenes Sentralforbund og har i hovedsak to funksjoner:

1. Tidligere med fysisk arkiv ble K-kodenøkkelen brukt til systematisk plassering av papirdokumentet i arkivet
2. Søkestreng for elektronisk attfinning av saker innenfor emnet.

Funksjonen i forhold til papirarkiv er å finne igjen enkeltdokument/enkeltsaker basert på emneinndeling. Funksjonen i forhold til elektroniske arkiv er å samle informasjon av ensarta karakter for å kvalitetssikre og effektivisere saksbehandlinga.

Arkivplan

Forskriftene til Arkivlova krever at kommunen har en arkivplan (forskr. § 2-2).

Arkivplanen skal til en hver tid gi oversikt over hvordan all informasjon og dokumentasjon som kommunen trenger i sitt daglige arbeid, eller har plikt til å oppbevare for ettertida, skal registrerest, oppbevarest og benyttes. Arkivplanen skal inneholde en oversikt over de arkiva (arkivseriene) som befinner seg i kommunen. Arkivplanen skal gi forpliktende retningslinjer og gi oversikt som forenkler bruk av kommunen sin dokumentmasse både for samtida og framtida. Den papirbaserte planen skal oppdaterest årlig, mens den elektroniske skal oppdaterast kontinuerlig. Forandringer som skjer mellom oppdateringene skal førest i en endringslogg.

Tidligere vart arkivplan ofte benytta synonymt med arkivnøkkel. Dette er noe en har gått bort frå i senere tid.

Saksbegrepet

1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en forespørsel utenfrå eller på initiativ frå organet selv (jf forvaltningslova og offentlighetslova). Begrepet benyttest også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret: En sak omfatter de saksdokument, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlinga.

3. I Noark: En sak inneholder en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger). Sak er en egen tabell i arkivstyringsmodulen.

4. Avklaring i forhold til Forvaltningslova: Arkivering og journalføring vil ikke være avgjørende for hva som er "saka" sine dokumenter og som partene har krav på etter § 18 i Forvaltningslova. Den administrative registreringa og oppdelinga av saka vil avhenge av praktiske forhold som ikke nødvendigvis fører til samme resulat som lova (Ref: Norsk Lovkommentar 2002, note 442 til forvaltningslova)

I arkivsammenheng skiller en mellom enkeltsaker og samlesaker.

Enkeltsak omfatter i regelen en konkret problemstilling initiert eksternt eller internt.

Samlesak omfatter i regelen fleire enkeltsaker av nærskyld karakter som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturlig å behandle samlet, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skoler og barnehager.

Kommunen bør ha klart definert hva en regner som en administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere hvordan en binder sammen nærskylde saker eller mindre saker som er knyttet til et overordna prosjekt, eller en overordna sak. En må også ha referanser til eventuelle tidlegere saker dersom en foretar skarpt periodeskille.

Begrepsforklaringer

Det er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksbehandlings - og arkivsystemer. Under er det listet opp enkelte sentrale begreper som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen.

Det vises også til definisjoner gitt av IKA.

Sak / saksmappe

Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i journalsystemet.

Den felles identiteten skal gi oss bedre oversikt og gjennfinning både i det elektroniske og i det fysiske arkivet.

I Forvaltningsloven og Offentlighetsloven er begrepet sak abstrakt og benyttes som "et spørsmål som er til behandling" på grunnlag av en henvendelse utenfra eller et internt initiativ, dels om behandlingsforløpet.

NOARK4 definerer sak i konkret forstand som at en sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter osv. som oppstår og/inngår i behandlingsforløpet.

Hvis man får en henvendelse som gjennom et behandlingsforløp skal føre fram til et enkelt vedtak, er det normalt hensiktsmessig å definere dette som en sak.

Journalpost

Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon.

Eksempel: Søknad med CV vil være en forsendelse som består av hovedokument og vedlegg.

Arkivdel benyttes til å angi hvilken arkivserie som en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp som for eksempel K-kodenøkkelen, gards- og bruksnummer, fødselsnummer eller lignende.

Ordningsprinsipp

Prinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel f. eks K-kodenøkkelen . Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

Ordningsverdi

De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp f. eks en arkivkode hentet fra K-kodenøkkelen.

Klassering

Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier (K-kode, gards- og bruksnummer eller lignende) på en sak.

Tilgangskode

Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt.

Støttearkiv

Vedlegg eller annet arkivverdig materiale som på grunn av dets størrelse og format ikke kan skannes inn i det elektroniske arkivet må det skannes inn en forside med informasjon om hvor de enkelte vedleggene fysisk skal arkivlegges.