Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir.

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i saks og arkivsystem:

Sikkerhetskopi av alle inngående dokumenter oppbevares kronologisk etter journalføringsdato. .

 En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot (IKA)

Plan for periodisering:

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med IKA-Møre og Romsdal for nødvendig bistand. Tingvoll kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. . Møtebøker i papirformat bindes inn i henhold til utvalg og år. Innbundne møtebøker oppbevares i bortsettingsarkiv inntil avlevering til depot.

Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Avlevering til depot: Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidet av IKA Møre og Romsdal. To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som IKA til en hver tid anbefaler . Deretter avleveres det til IKA med all nødvendig dokumentasjon vedlagt. IKA gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert.

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:

IKT-tjenesten har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

Rapportering: Ved alvorlige feil med backup’en skal arkivtjenesten raskest mulig orienteres.