Offentlig møte- og utvalgsbehandling

Tingvoll kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet og ser det som svært viktig å gi god informasjon om kommunen sitt arbeid og på den måten kunne bedre kunnskapen om hva kommunen driver med.

Alle offentlige møteinnkallinger og møteprotokoller produsert i Tingvoll kommune blir lagt ut på kommunens hjemmeside straks de er behandlet og godkjent. Dette innebærer at publikum kan søke fram offentlige møteinnkallinger og møteprotokoller med vedlegg og saksdokumenter med vedlegg, samt lese innhold og vedtak.

Offentliggjøring

Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter. Offentlighetslovens § 2 sier at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov".

Offentlig journal sjekkes påfølgende arbeidsdag og legges ut via publikumsmodulen på internett/hjemmesiden med 2 dagers forsinkelse, og fredag må journalen sjekkes for både torsdag og fredag.

Journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn-(I) og utgående(U) brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.

Innsynsbegjæringer

Tingvoll kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet. Offentlighet er regelen, gradering er unntaket. Jfr. Offentleglova § 3. Hovudregel "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ."

Saksbehandlerne har selv ansvar for å vurdere offentlighet og bruke riktig lovhjemmel på sine dokumenter. Arkivet skal, ved journalføring av utgående dokumenter, kvalitetssikre journalpostene slik at publikum får innsyn i henhold til offentlighetsloven.

Unntakene blir registrert i Public 360 med lovhjemmel. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Arkivtjenesten behandler innsynsbegjæring i samarbeid med kommunedirektør, leder eller saksbehandler og evt. ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum.

Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i sak/arkivsystemet. Tilgangskoder skjermer dokumentet innand i organisasjonen, og bidrar til at kun den får innsyn, som trenger opplysningene for behandlingsformål.

Forvaltningslovens § 18 1. ledd: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter)
"En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken."

Tilgjengelighet av offentlig journal

Jfr Datatilsynets uttalelse til Forskrift til den nye offentlighetsloven (av 01.07.08) vil tilgjengeligheten til kommunens journaler på internett være begrenset til 12 mnd.

Sikkerhetsrutine

Når det er oppstått en feil i journalføringen, skal feilen rettes så snart som mulig og arkivleder varsler Orkidedrift (fellespunktet i Kristiansund) som "vasker" og kjører ut ny postliste.