Møteinnkalling

• Møtedato holdes ájour av møtesekretær.
• Møtesekretær overfører sakene fra kølista til sakskartet når journalstatus er F for ferdig og behandlingsstatus er KL for klargjort.
• Rekkefølge på behandling av sakene på sakskartet avklares.
• Møtedokumentene klargjøres. Sakskartet nummereres og møteinnkallingen genereres.
• Saksdokument med eventuelle papirvedlegg klargjøres for trykking, og sendes som e-post.

Faste saker

• Referatsaker, delegerte saker og f.eks spørretimen kan samles under en politisk sak med riktig tittel (f.eks."Referatsaker"). For alle samlesaker som er definert som en politisk sak, vil det opprettes en saksprotokoll.

Generering av offentlig møteinnkalling

• Hvis møteinnkallingen inneholder saksframlegg eller andre dokumenter som er unntatt offentlighet, må det legges tilgangskode på møteinnkallingen og genereres en offentlig innkalling.
• Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteinnkallingen og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge tilgangskode MU og hjemmel under fanen Detaljer. Tilgangskoden MU overstyrer alle andre tilgangskoder under møtebehandlinga.
• Generer så en offentlig innkalling.

Offentliggjøring av møteinnkalling

• Møteinnkallingen vil da være tilgjengelig fra søkebildet i ePhorte.
• Statuskode settes til G for godkjent.
• Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.
• Unntatte offentlig dokumenter sendes kun ut til faste medlemmer