1. Adressestruktur

Følgende tre adressegrupper inngår i kommunens adressestruktur for elektronisk post:

a) Kommunens sentrale postmottak, postmottak@tingvoll.kommune.no

b) Post til virksomhetene og staben

c) Post til ansatte

2. Lovverk og god forvaltningsskikk

Elektronisk post (e-post) skal som annen post håndteres i samsvar med forvaltningsloven,

offentlighetsloven, arkivloven, personopplysningsloven, god forvaltningsskikk, samt andre

forvaltningsrettslige prinsipper og regelverk for det offentlige. I tillegg definerer

e-Forvaltningsforskriften (ikrafttredelse fra 1.7.2004) sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen.

Det er et lederansvar å påse at vedtatte rutiner og systemer for e-post ivaretar disse kravene til god forvaltningsskikk.

3.1 Mottak, journalføring og arkivering

Enhver kan henvende seg til Tingvoll kommune ved bruk av elektronisk post, når det skjer i den form og framgangsmåte, og ved bruk av den elektroniske adressen, som kommunen har anvist for den aktuelle type henvendelse (eForvaltningsforskriften § 3). Eks. er e-post til kommunens epost-adresse, bruk av spesielle skjema (søknadsskjema på kommunens hjemmeside) eller bruk av en bestemt prosedyre (eks. Byggsøk) hvor post mottas via importsentraler i et sak-/arkivsystem, evt. fagsystem.

Hovedregelen er at kommunens adresse til sentralt postmottak skal oppgis for mottak av e-post. Sentralt e-postmottak er lagt til servicekontoret. Postmottaket sjekkes for e-post to ganger pr. arbeidsdag, morgen og etter lunsj.

Arkivverdig e-post (saksdokumenter), som mottas ved eller sendes fra postmottaket, skal registreres (jorunalføres), behandles og arkiveres i kommunens sak-/arkivsystem, etter samme regler som vanlig brevpost. Når en henvendelse utløser saksbehandling, skal postmottaket straks gi avsender beskjed om at e-posten er mottatt (eForvaltningsforskriften § 6).

Saksdokumenter mottatt som e-post betraktes som «innkommet» i rettslig forstand, med mindre avsender er varslet om at det kreves en papirbasert henvendelse før saken behandles.

Eksempel på dette er krav om håndskrevet signatur, eller at andre juridiske hensyn krever en papirversjon.

Dersom noen har henvendt seg pr. e-post til kommunen som feil myndighet eller benyttet feil epostadresse, skal avsender få beskjed om feilen og om mulig bli henvist til rett organ og rett elektronisk adresse (Forvaltningsloven § 11).

3.2 Saksbehandlers ansvar

Den enkelte arbeidstaker kan motta og sende e-post fra kommunal og privat PC, nettbrett og mobiltelefoner. 

Saksbehandler skal sjekke egen e-post daglig. Ved fravær lengre enn en dag skal saksbehandler bruke «automatiske svar» i Outlook, som varsler avsender om fraværet og at post må sendes til postmottak@tingvoll.kommune.no

Det er saksbehandlers ansvar å vurdere om mottatt eller avsendt e-post er journal- og arkiveringspliktig, og om innholdet

er unntatt offentlighet eller ikke. Dersom e-posten er et saksdokument, skal saksbehandler sørge for at e-posten snarest blir registrert – fortrinnsvis ved selv å eksportere e-posten til riktig sak i sak-/arkivsystemet, eventuelt straks videresende den til kommunens sentrale postmottak for registrering.  (Merk at e-post kan være saksdokumenter for kommunen selv om private beskjeder og kommentarer er tatt med i teksten).

Saksdokumenter skal alltid registreres før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker, hvor kommunikasjonen ofte går via e-post (Arkivforskriften § 3-5).

3.3 E-post til politikere

Den enkelte politiker som mottar eller sender e-post, må vurdere om innholdet er saksdokument for Tingvoll kommune. Hvis så er tilfelle skal e-posten straks videresendes til kommunens sentrale postmottak for journalføring og arkivering (Arkivforskriften § 3-1).

4. Dokumentinnsyn

E-post som er kommunens saksdokumenter, omfattes av offentlighetslovens regler om dokumentinnsyn fra det tidspunktet meldingen er mottatt av eller sendt fra kommunen.

E-post som er saksdokumenter registreres i kommunens sak-/arkivsystem, og blir dermed tilgjengelig i offentlig postjournal. Tingvoll kommune publiserer offentlig postjournal via kommunens hjemmeside, hvor alle dokumenter som ikke er unntatt offentlighet er tilgjengelig i fulltekst (Offentleglova § 10 og Offentlegforskriften § 7).

Publikum kan også kreve innsyn i e-postmeldinger etter vanlige regler. Den som spør må imidlertid kunne identifisere den sak/dokument vedkommende ønsker innsyn i, og kan ikke kreve innsyn i form av fritt søk i et e-postmottak.

5.1 Graderte og taushetsbelagte dokumenter

Fordi Tingvoll kommune ikke har tatt i bruk løsninger for sikkerhetstjenester og –produkter (elektronisk signatur og kryptering) skal følgende dokumenter ikke sendes som e-post:

• Opplysninger som i lov eller i medhold av lov er undergitt taushetsplikt. Dette gjelder særlig sensitive personopplysninger.
• Andre dokumenter som kan unntas fra offentlighet, dersom risikoen for utilsiktet spredning er tilstede.

5.2 SMS

Dersom du mottar SMS som er arkivverdig skal du sende denne til din egen kommunale epostkonto og arkivere i sak-arkivsystemet herfra. (Dette gjør du ved å "dele" den aktuelle SMS'en og deretter sende til epost).

5.3 Inngående epost med taushetsbelagte eller personsensitive opplysninger

Tingvoll kommune har ansvar for å forebygge og informere avsender om risikoen for at uvedkommende får tilgang til forsendelse av denne type opplysninger pr e-post. Avsender må underrettes om at videre kommunikasjon må foregå pr vanlig post (eForvaltningsforskriftens § 5).

6. Forhåndsvarsel, enkeltvedtak og klage

Skriftlig forhåndsvarsling og underretning om enkeltvedtak kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon (e-post) når parten/mottakeren uttrykkelig har godtatt og oppgitt epostadresse for slikt formål. (Forvaltningsloven §§ 16 og 27). Tingvoll kommune v/ saksbehandler må da sikre seg at bare rette vedkommende får tilgang til vedtaket (autentisering), og underretning må gis på en slik måte at kommunen/saksbehandler kan registrere når parten faktisk skaffer seg tilgang til vedtaket. (eForvatningsforskriften § 8).

Klage på enkeltvedtak kan sendes på e-post til kommunen. (Forvaltningsloven § 32 og eForvaltningsforskriften § 8).